異業種交流会やイベントで大量に名刺交換した後、その名刺の束をどうしていますか？
多くの方が「とりあえずデスクの引き出しへ」「後でやろうと思ってそのまま…」という状況ではないでしょうか。
後になって「あの人の名刺どこだっけ？」と探すことになったり、せっかくのご縁を活かせずに終わってしまうのはもったいないですよね。
かといって、専用の名刺管理ソフトは月額費用がかかったり、初期設定が複雑だったりして、なかなか手が出しにくいものです。
「AIは便利そうだけど、どうせ有料版の話でしょ？」。
そう思って、無料版でも使いこなせる方法を探しているあなたに朗報です。
実は、無料版ChatGPTの知られざる新機能を使えば、面倒な名刺整理が劇的に変わります。
朗報！無料版ChatGPTでも「知識が貯まる」名刺整理が可能に
ChatGPTは無料版でも、スマートフォンの写真から文字を正確に読み取る非常に強力な画像認識能力を持っています。
しかし、ただチャットで名刺の写真をアップロードしてリスト化するだけでは、その情報はそのチャット内に埋もれてしまい、他の名刺とまとめて管理したり、後から検索したりするのが困難でした。
そこで活用するのが、ChatGPTの新機能「プロジェクト」機能です。
プロジェクト機能は、簡単に言えば「特定の話題に関する知識だけを永続的に蓄積する、ChatGPT専用のデータベース」を無料で作成できる機能です。
【ここがスゴイ】
名刺情報をこのプロジェクト内に蓄積すれば、専用の名刺ソフトを購入することなく、あなたの名刺情報という「知識」をいくらでも貯め、管理し、必要な時にすぐに呼び出せるようになるのです。
プロジェクト機能のチカラ！「専用の知識庫」で実現できること
名刺整理で「プロジェクト機能」を使うことの最大のメリットは、その情報管理能力にあります。
プロジェクト機能は、名刺整理に特化した「専用の知識庫」を作ることで、従来のチャットでは不可能だった高度なデータ整理と一貫した管理を可能にします。
名刺整理で活きる3つのメリット
- 知識の完全な蓄積（忘れないアシスタント）
- ハルシネーション（嘘）と情報の混入を防ぐ
- チャット形式で自由自在なソートとグループ化が可能
知識の完全な蓄積（忘れないアシスタント）
- プロジェクト内での会話履歴やアップロードされたファイル（名刺の写メ）はすべて記憶され、他のチャットの内容に影響されることがありません。
- これにより、名刺の情報が散逸せず、後からいつでもプロジェクト内の全情報を参照できます。
ハルシネーション（嘘）と情報の混入を防ぐ
プロジェクト作成時に設定を「プロジェクトのみ」にすることで、ChatGPTは名刺情報以外のインターネット上の知識や、他のプロジェクト、過去の会話履歴を一切参照しなくなります。
これにより、外部情報による誤った回答（ハルシネーション）の発生を防ぎ、常に名刺データという正確な情報だけを扱えるようになります。
なお、この設定はプロジェクト作成時にしか変更できない上、デフォルト設定だと外部情報を参照してしまうので、必ずプロジェクト作成時に知識参照先を「プロジェクトのみ」に設定してください。
チャット形式で自由自在なソートとグループ化が可能
一度プロジェクトに情報が蓄積されれば、プロジェクト内のセッションであれば、指示一つで多様な整理が可能です。
ChatGPTはチャットでのやり取りなので、「あいうえお順に並べ替えて」、「月ごとにリスト化して出力して」など、思い通りにソート・グループ化が可能です。
【画像で解説】プロジェクト機能の初期設定と名刺整理の手順
ここからは、実際にプロジェクトを作成し、名刺整理を始めるための具体的な手順を、画像を使って解説します。
初期設定で一つだけ「後戻りできない重要な設定」がありますので、見落とさないように進めてください。
1. サイドバーから「プロジェクトを新規作成」を選択
まずはChatGPTのサイドバー（左側）にある「プロジェクトを新規作成」をクリックします。
2. プロジェクト名と重要設定（歯車マーク）
ポップアップが表示されたら、プロジェクト名に「名刺整理」など分かりやすい名前を入力します。
そして、歯車マークの設定ボタンをクリックしてください。
この設定が、名刺整理データベースの品質を決定します。
3. 「プロジェクトのみ」を選択する（後戻り不可の超重要ポイント）
設定画面が開いたら、知識の適用範囲を「プロジェクトのみ」にチェックし、保存します。
【超重要】 これにより、名刺情報専用の、知識が蓄積されるデータベースが完成します。
この設定は後から変更できませんので、必ずこの時点で「プロジェクトのみ」を選択しましょう。
デフォルトが他のメモリ参照になっているので、注意が必要です。
4. 新しい「名刺整理」プロジェクトを選択
設定が完了したら、サイドバーに新しくできた「名刺整理」プロジェクトをクリックして中に入ります。
5. 名刺の写メをアップロードしてリスト化を指示
これで準備完了です。プロジェクト内のチャット画面で、以下の手順を実行します。
- スマホで撮影した名刺の写メをファイルアップロード機能で添付します。
- 【コツ】 一度に4枚〜6枚程度の複数枚の名刺をまとめて写メしても、正確に読み取り可能です。
- チャット欄で、具体的なリスト化の指示を入力します。
- 【指示の例文】 「この名刺の情報を氏名、会社名、部署、役職、メールアドレス、電話番号、交換日をまとめてリスト化してください。」
- 【さらに】 名刺に手書きで付箋メモなどを残していた場合は、「付箋メモの内容も加味してリスト化してください」と指示すれば、その情報も一緒にデータ化してくれます。
指示どおりにリスト化されたら、さらに「このリストをあいうえお順に並び替えて」や「役職が部長以上の人のみ抽出して」といった追指示も自由自在です。
全部で5分程度
慣れも必要ですが、ChatGPTは感覚的に使えるので、調査士さんは杭の写真を整理するよりは早く（５～10分程度）でできるのではないでしょうか？
もちろん、杭の近景・遠景写真の整理にも使えます。
遅くとも10分くらいでこのとおりに設定すればラクチンです。
また、ChatGPTアプリを入れておくと、写メを取ってそのままアップロードして整理も可能です。
第4章：無料版ChatGPTで面倒な名刺整理は全て解決！
いかがでしたでしょうか？
- 異業種交流会で大量に名刺交換したけど、整理が面倒で後回しにしていた…
- メールアドレスを1枚1枚入力したり、読み込む作業が煩雑で時間がかかる…
- 手書きのメモを改めてデータ入力するのがたいへん…
- 専用ソフトの月額費用や、複雑な設定に悩まされたくない…
無料版ChatGPTの「プロジェクト機能」を使えば、これらの問題が全て、追加コストなしで解決します。
「有料版ばかりで辟易している」あなただからこそ、この無料のプロジェクト機能は大きな武器になります。
今日からあなたのビジネスを加速させる「名刺の知識庫」を5分で作り、もう名刺整理のストレスに悩まされることなく、貴重な人脈をスムーズに管理しましょう！
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